ניהול פרוייקטים בעולם הדיגיטל, מצריך לא מעט ידע מקצועי; לתת ללקוח את המענה הנכון לאורך כל תהליך העבודה, לתת פתרונות קסם כשנתקעים ובעצם כל מה שקשור לניהול משימות תקין בהתאם למטרות שנקבעו. האם כל הכלים המקצועיים, הם אלו שיספיקו לצלוח ניהול פרוייקט בשלום ולאורך זמן?
יעזרו מאוד זה בטוח, אבל כנראה שלא אלו שיתנו את המילה האחרונה לניהול פרוייקט מוצלח.
הקצאת זמן מחושבת לכל פרוייקט
פרוייקט של מותג גדול תצריך לרוב אינטרקציה מסועפת מול מספר אנשי קשר מתוך הארגון ולמרות שמדובר בריטיינר חודשי גבוה, סביר להניח שלא נשמע מהם יותר מידי.
בפרוייקטים שבהם אנשי הקשר עוסקים במקצועות חופשיים למשל (עורכי דין, מנעולנים וכו’) הריטנייר יהיה יותר נמוך אך הוא יורגש אצלם בכיס ולכן הסיכוי למעורבות יתר עולה. זה יוצר מצבים שבהם מושקע מספר לא פורפורציונאלי של שעות עבודה בחודש עבור פרוייקט בריטיינר חודשי של 2000 שקלים לעומת פרוייקט שעומד על ריטיינר של כ-5000 שקלים כתוצאה ממעורבות יתר של הראשון.
טווח הריטרנריים החודשיים שהלקוח משלם יכול לתת מדד מדוייק שבאמצעותו יהיה ניתן לכמת את הסכום למספר שעות. לכן, הקצאת שעות עבודה בחודש על פי סכום הריטיינר הוא כלי נהדר לניהול פרוייקטים הגון והולם יותר. גם במצבים קיצוניים שבהם הקשר מול ארגונים גדולים הוא פחות, אחרי כמה תגיע היקיציה שתצריך לתת את הדין על העבודה שנעשתה במהלך החודשים הקודמים. לכם הקצאת השעות בהתאם תסיר את החשש מיום הדין הזה.
בפרוייקטים שבהם אנשי הקשר עוסקים במקצועות חופשיים למשל (עורכי דין, מנעולנים וכו’) הריטנייר יהיה יותר נמוך אך הוא יורגש אצלם בכיס ולכן הסיכוי למעורבות יתר עולה. זה יוצר מצבים שבהם מושקע מספר לא פורפורציונאלי של שעות עבודה בחודש עבור פרוייקט בריטיינר חודשי של 2000 שקלים לעומת פרוייקט שעומד על ריטיינר של כ-5000 שקלים כתוצאה ממעורבות יתר של הראשון.
טווח הריטרנריים החודשיים שהלקוח משלם יכול לתת מדד מדוייק שבאמצעותו יהיה ניתן לכמת את הסכום למספר שעות. לכן, הקצאת שעות עבודה בחודש על פי סכום הריטיינר הוא כלי נהדר לניהול פרוייקטים הגון והולם יותר. גם במצבים קיצוניים שבהם הקשר מול ארגונים גדולים הוא פחות, אחרי כמה תגיע היקיציה שתצריך לתת את הדין על העבודה שנעשתה במהלך החודשים הקודמים. לכם הקצאת השעות בהתאם תסיר את החשש מיום הדין הזה.
קובץ משימות או גאנט שבועי
יצירת קובץ אקסל פשוט ומסודר המציג את שם הפרוייקט שם המשימה ותיאור המשימה (בקצרה) ישקף מול העניים אילו משימות צריך לנהל עבור כל פרוייקט. דווקא בגלל שעבודות הדיגיטל דינאמיות מאוד לא כדאי ללכת רחוק ולתכנן חודש מראש. הזמן הטוב ביותר ליצור קובץ כזה הוא ביום חמישי שהראש כבר פחות בעבודה גם של מנהל הפרוייקט וגם של הלקוח והוא יוכוון ל3-5 ימים הבאים. אין דבר יעיל יותר בזמן מלפתוח את המחשב ביום ראשון, לעבור על המיילים ברגוע ולגשת לעבודה בראש שקט.
מהדחוף אל הלא בהול
ירידה פתאומית בדירוגים או הזמנת תוכן לקידום הטרנד הבא – מה קודם למה?
השלב הבא הוא לתעדף את המשימות על פי ולהוסיף לקובץ העמודות הבאות:
הנה דוגמה כיצד לעשות שימוש נכון בעמודות:
לא אחדש כלום; ככל שמתקדמים בשעות היום ככה רמת היעילות תפחת. אז דווקא משימות שיתפסו לכם את המוח יהיה כדאי להתחיל מתי שהפרודקטיביות גבוהה – בתחילת היום. משימות כמו ניסוחים קופירייטיבים תכנון אסטרטגיות יצריכו יותר חשיבה לעומת הטמעת תגיות אלטים בתמונות.
קושי – דומה מאוד לסוג אך כן יש להתייחס ליכולת האישית שלנו: בכל אחד ואחת מאיתנו טמונים חוזקות וחולשות ועל פי זה יש למלא את עמודת הקושי. משימות קלות יגזלו מאיתנו זמן מועט כי אנחנו מאוד סושיאלים ברשתות החברתיות ומשימות קשות עלולות לגזול זמן רב כי אנחנו כי פחות אנליטיים.
אז דווקא את המשימות הקלות נרצה לסיים בזמן קצר בתחילת היום ולהשאיר ואת הקשות שעלולות לגזול את רוב היום, להשאיר לסוף. (פנו זמן גם לבלתמים!) לא סיימתם? לא נורא, השאירו ליום הבא
השלב הבא הוא לתעדף את המשימות על פי ולהוסיף לקובץ העמודות הבאות:
- חשיבות – בהולות, דחופות, חשובות, לא דחופות.
- סוג – מצריך חשיבה, לא מצריך חשיבה
- קושי – רמת קושי גבוהה, בינונית וקלה
הנה דוגמה כיצד לעשות שימוש נכון בעמודות:
- העברנו אתר ויום למחרת הוא לא נסרק – בהול
- התחייבנו לספק חומרים ללקוח מחר – דחוף
- עוברים אתר חודש הבא – חשוב
- לתקן הגייה תחבירית, או סימני פיסוק בתת פסקה של תוכן – לא דחוף
לא אחדש כלום; ככל שמתקדמים בשעות היום ככה רמת היעילות תפחת. אז דווקא משימות שיתפסו לכם את המוח יהיה כדאי להתחיל מתי שהפרודקטיביות גבוהה – בתחילת היום. משימות כמו ניסוחים קופירייטיבים תכנון אסטרטגיות יצריכו יותר חשיבה לעומת הטמעת תגיות אלטים בתמונות.
קושי – דומה מאוד לסוג אך כן יש להתייחס ליכולת האישית שלנו: בכל אחד ואחת מאיתנו טמונים חוזקות וחולשות ועל פי זה יש למלא את עמודת הקושי. משימות קלות יגזלו מאיתנו זמן מועט כי אנחנו מאוד סושיאלים ברשתות החברתיות ומשימות קשות עלולות לגזול זמן רב כי אנחנו כי פחות אנליטיים.
אז דווקא את המשימות הקלות נרצה לסיים בזמן קצר בתחילת היום ולהשאיר ואת הקשות שעלולות לגזול את רוב היום, להשאיר לסוף. (פנו זמן גם לבלתמים!) לא סיימתם? לא נורא, השאירו ליום הבא